Kofax PaperPort 14 Professional

Digitální kancelář se již stala důležitým tématem pro mnoho firem. Jak ji však realizovat v praxi? Není to tak obtížné, jak se mnozí lidé obávají. Mezitím je k dispozici výkonný software, pomocí kterého lze snadno a pohodlně digitalizovat papírové dokumenty. Vhodný je zejména Kofax PaperPort 14 Standard nebo Professional. Tento software se nejen snadno používá, ale nabízí také různé funkce.

Co umí Kofax PaperPort 14 Professional?

Tento moderní kancelářský software vám pomůže skenovat, převádět a ukládat dokumenty. Pokud máte k počítači připojený skener, stačí dokumenty naskenovat pomocí něj. Software je pak okamžitě převede do známého a hojně používaného formátu PDF. Tento formát se prosadil v soukromém i podnikovém sektoru, protože jej lze zobrazit na všech běžných koncových zařízeních. Je tedy zcela jedno, zda soubor PDF otevřete na počítači se systémem Windows, smartphonu s Androidem nebo MacBooku. Soubor vypadá vždy stejně.

Největší výhodou této aplikace je, že převedený soubor vypadá přesně jako původní dokument. Navíc nezáleží na tom, zda se originál skládá pouze z textu nebo obsahuje obrázky. Původní struktura je vždy zachována. V případě potřeby můžete v souboru PDF ještě provést změny. Kofax PaperPort 14 Standard a Professional nabízí několik vestavěných nástrojů pro tento účel.

Přehledně archivujte dokumenty

Naskenované a převedené soubory je samozřejmě nutné někam uložit. Za tímto účelem můžete vytvořit různé složky. Záleží jen na vás, jak je rozdělíte. Můžete například pojmenovat složky s dodacími listy, fakturami nebo jinými tématy. Tak budete mít vždy přehled. Většina uživatelů také přidává na konec rok, aby se zvýšil přehled.

Vzhledem k tomu, že se jedná o verzi Professional, můžete dokumenty ukládat také do složek na síťovém disku, aby byly kdykoli přístupné vašim kolegům. To znamená, že požadované soubory již nemusíte složitě odesílat e-mailem. Použití síťových disků je vždy nejlepším řešením ve větších firmách s více zaměstnanci.

Moderní software s jednoduchým ovládáním

Nejdůležitějším požadavkem pro použití tohoto softwaru je mít počítač a skener. To je vše, co je potřeba. Není důležité, o jaký druh skeneru se jedná. Ploché skenery fungují stejně dobře jako multifunkční zařízení. Po stažení softwaru spusťte proces instalace poklepáním na soubor. Během procesu software automaticky detekuje váš hardware a provede vhodnou konfiguraci. Během instalace proto obvykle není třeba provádět žádná nastavení.

Po dokončení instalace je vám okamžitě plně k dispozici aplikace Kofax PaperPort 14 Professional. Proto můžete začít pracovat okamžitě. Jakmile naskenujete první dokumenty a uložíte je v převedené podobě, není obtížné je znovu najít. Pokud váš systém archivace není tak přehledný, také to není problém. Tato kancelářská aplikace je vybavena výkonnou funkcí vyhledávání. Stačí jen vyhledat určitý výraz a okamžitě se vám zobrazí dokumenty, které tento výraz obsahují. To je užitečné i v případě, že je váš systém archivace již poměrně rozsáhlý.

Proč byste si měli koupit tento software?

Toto rozhodnutí má několik důvodů. Nejdůležitějším důvodem je digitalizace úřadu. Obrovské kartotéky budou brzy minulostí. Kromě toho dochází k obrovské úspoře času. Pokud potřebujete určité dokumenty, stačí k jejich vyhledání několik kliknutí myší.